E-mails: Tjek modtageren en ekstra gang
E-mails sendt til forkerte modtagere er et af de hyppigste brud på persondatasikkerheden. Tjek derfor modtagerens e-mailadresse en ekstra gang, især når du skriver med eller om dine medlemmer.
Det er nemt at forveksle for eksempel aja@dinskole.dk og aje@dinskole.dk. Men det er også et brud på persondatasikkerheden, hvis du kommer til at sende en e-mail med personoplysninger til den forkerte af de to.
Som TR skal du være ekstra opmærksom, da medlemskab af en fagforening er en særlig følsom personoplysning, på linje med helbredsoplysninger og seksualitet. Uanset indholdet af mailen er det alvorligt alene at afsløre, at en person er medlem.
Du bør derfor tjekke modtagerens e-mailadresse en ekstra gang, når du sender mails til eller om dine medlemmer.
Pas på autofuldførelse
Mange e-mailprogrammer er sat op til automatisk at fuldføre e-mailadresser, så snart du begynder at skrive i modtagerfeltet.
Netop autofuldførelse er årsag til mange brud på persondatasikkerheden, og Datatilsynet foreslår, at man helt deaktiverer funktionen. Det kan du typisk gøre selv, eller du kan få hjælp hos skolens IT-afdeling.
Det gør du, hvis skaden sker
Personoplysninger, der sendes til en forkert modtager, udgør halvdelen af de sikkerhedsbrud, der anmeldes til Datatilsynet. Det er dermed den type af sikkerhedsbrud, der anmeldes flest af. Til sammenligning udgør decideret kriminalitet som tyveri og hacking kun fem procent af anmeldelserne.
Kommer du som TR til at sende en e-mail med medlemsoplysninger til en forkert modtager, skal du bede modtageren slette e-mailen – både i indbakken men også fra mappen ’slettet post’. Derudover skal du underrette sekretariatet. Det gør du nemmest via formularen på hjemmesiden:
Råd til sikker mailhåndtering
Som TR skal du i det hele taget være meget opmærksom, når du sender e-mails. Der gælder særlige regler, herunder:
-
Du skal sikre kryptering, hvis du sender til e-mailadresser uden for arbejdspladsens system. E-mails til Uddannelsesforbundets sekretariat har den nødvendige kryptering.
-
Du skal have samtykke for at sende fælles e-mails til dine medlemmer. Ellers skal du skjule modtagerne i bcc-feltet.
Læs mere om reglerne i Uddannelsesforbundets instruks i persondatabehandling for TR (pdf)
