Sådan skal du behandle personoplysninger som TR

Som TR kommer du i berøring med mange personoplysninger om dine kolleger og medlemmer.

Personoplysninger er alt, der kan være med til at identificere en person: Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, løn, uddannelse, foto, helbredsoplysninger, fagforeningsmedlemskab og meget mere. 

Se flere eksempler i persondatatrekanten (pdf)

Når du varetager dit hverv som TR, er Uddannelsesforbundet dataansvarlig. Det betyder, at forbundet står til ansvar for, at alle regler om databeskyttelse og GDPR overholdes. Det er også forbundet, der kan blive pålagt bøder, hvis reglerne overtrædes.  

GDPR – sådan er dit ansvar som TR 

Som TR i Uddannelsesforbundet skal du overholde følgende retningslinjer: 

• Behandl kun de personoplysninger, der er nødvendige for i dit arbejde som TR.
    

• Indhent samtykke, hvis du vil behandle personoplysninger udover, hvad der er nødvendigt for at varetage dit hverv som TR.
    

• Opbevar personoplysninger steder, hvor kun du har adgang. Det gælder uanset, om du opbevarer dem fysisk eller elektronisk.
    

• Følg din arbejdsgivers anvisninger omkring sikkerhed, når du arbejder på arbejdspladsens IT-udstyr.
    

• Send kun følsomme og fortrolige personoplysninger på e-mail, hvis de er krypterede. Undlad sms’er.
    

• Skjul modtagerne i e-mails og i kalenderinvitationer til alle medlemmer, medmindre medlemmerne har givet samtykke.
    

• Gennemgå alle gemte personoplysninger minimum én gang om året og slet eller anonymisér dem, du ikke længere har et legitimt formål med at opbevare.
    

• Sørg for at slettede personoplysninger ikke umiddelbart kan genskabes (makulér fysiske papirer og tøm slettet post/papirkurv i din indbakke, på computere, din mobil etc.)
    

• Stå til rådighed og vær behjælpelig, hvis forbundet kontakter dig vedrørende en anmodning eller indsigelse fra et medlem.
    

• Anmeld alle databrud til Uddannelsesforbundet hurtigst muligt samme dag, som du får kendskab til det.
    

• Følg Uddannelsesforbundets løbende instrukser og vejledning ved blandt andet at deltage i obligatoriske kurser, stå til rådighed i forbindelse med kontrolbesøg og lignende.
    

• Overdrag al relevant materiale med personoplysninger, når du stopper som TR. Resten skal slettes. 

Få uddybet retningslinjerne i vores instruks til TR (pdf)